Cómo organizar nuestra información sin morir en el intento

Este post responde a las cuestiones de algunos de mis lectores y, en especial, al interés de mi apreciado Jesús Puertas (alias @JesusEconomics en Twiiter) sobre mi forma de gestionar grandes cantidades de información, interés que me comprometí a satisfacer hace ya varias semanas mediante una entrada en este blog. Y como lo prometido es deuda, hoy compartiré con ustedes algunas claves de ese sistema personal. No pretendo, ni mucho menos, que constituyan un ejemplo a seguir, sino solo constatar que A MÍ me funcionan. Dicho esto, empezamos.

 1. El caos no es una opción: desarrolla tu propio sistema.

Cuando manejamos grandes cantidades de información en formatos muy diversos (documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, enlaces web, recortes, clips de audio, correos electrónicos...), lo más importante es desarrollar un método propio de trabajo con el que nos sintamos cómodos y obtengamos resultados observables, así como mantenerlo y perfeccionarlo en el tiempo con autodisciplina y perseverancia. Se trata, sobre todo, de generar automatismos que nos ayuden a mantenernos organizados sin dedicar demasiado esfuerzo consciente a ello. Como dijo Cayo Plinio el Joven, "el hábito es el maestro más eficaz". No voy a resaltar aquí las excelencias de  conocidos sistemas de organización personal; pueden ustedes investigar, probar y aprender, así como tomar nota de los ejemplos positivos (y negativos) que observen en su devenir diario. En palabras de Francisco Alcaide y Laura Chica:  

2. Que no te entierren los archivos...

Uno de los primeros quebraderos de cabeza que todo profesional debe afrontar es el archivo y tratamiento de todos los documentos digitales necesarios para desarrollar su trabajo con eficacia. En este punto, mi recomendación se basa en tres principios básicos: orden, simplicidad y facilidad de acceso. ¿Cómo los aplico en mis tareas cotidianas? Aquí unas ideas:

  • Crear un sistema de carpetas agrupado en áreas temáticas o proyectos. No es necesario complicarse la vida haciendo muchas subdivisiones o subcarpetas, ello solo ralentizará nuestro trabajo. Cuanto más simple, lógico y acorde con nuestros esquemas mentales sea el árbol de archivos, mucho mejor. 
  • Nombrar los ficheros correctamente. A mi entender, este es un proceso esencial, porque nos facilitará mucho la búsqueda posterior. Yo siempre utilizo el mismo sistema: "Año+Mes+Día+Contenido+Palabras Clave". Por ejemplo, si el día 26 de diciembre de 2015 quiero guardar un gráfico jpg que refleja los tenedores de deuda pública en Europa durante el año 2014 , lo más seguro es que lo denomine "20151226 Tenedores deuda pública Europa 2014.jpg". Otros ejemplos (reales) sacados de mis carpetas: "20151214 Indemnización Despido Empleo España 2015.png" o "20151106 Asalariados Edad Decil Empleo España 2014.png". Este método  nos ordena los ficheros por orden cronológico con independencia de la fecha del sistema. Después, al ir a la carpeta correspondiente y teclear  en la ventana de búsqueda cualquiera de las palabras clave (o un fragmento de ellas, como en la siguiente imagen), obtendremos resultados inmediatos y fáciles de filtrar. Cómodo, ¿no? Con un poco de práctica, acaba saliendo solo. 
  • El tercer elemento clave es la facilidad de acceso, y aquí resulta imprescindible utilizar los servicios de almacenamiento en la nube. Nos otorgan una flexibilidad  imbatible, al facilitar la consulta y actualización de archivos desde todos nuestros dispositivos, ya sean móviles o estaciones de trabajo.  Hay excelentes proveedores en este área, como Google Drive, pero yo tengo debilidad por Dropbox, debido a su seguridad y versatilidad. Por supuesto, a partir de un determinado tamaño de almacenamiento, el servicio es de pago, pero ya se sabe: nada bueno es gratis
  • Finalmente, nunca olviden la regla de oro de todo gestor de información: hagan copias de seguridad periódicas de sus archivos, siempre. Así, cuando la nube falle temporalmente o su PC se estropee (que pasará, tarde o temprano), sus muchas horas de trabajo e investigación estarán a salvo. Esta recomendación, desgraciadamente, se olvida pronto, y casi siempre la acabamos aprendiendo por la vía dolorosa.
3. No te enredes en las redes

Internet y las redes sociales suponen una fuente inagotable de información difícil de ordenar y manejar. Como en el apartado anterior, recomiendo sensatez y simplicidad a la hora de hacerlo.

  • Un buen navegador dotado de los complementos adecuados nos facilitará mucho la tarea. Para este propósito, hace tiempo que elegí Google Chrome, añadiendo algunas útiles extensiones. En primer: un lector RSS, imprescindible para mantenernos al día de nuestras fuentes favoritas. Yo utilizo feedly para tal menester, aunque hay otros buenos productos disponibles. Asimismo, tengo instalada la extensión de Evernote, una potente herramienta multiplataforma que nos permite organizar artículos web, documentos e imágenes, escribir notas y preparar investigaciones sobre un tema concreto. Evernote se complementa de fábula con Clearly, extensión que elimina con un simple clic elementos accesorios de las páginas web,  haciendo que sus artículos sean más fáciles de leer e imprimir.  Con dichas utilidades, más un potente bloqueador de publicidad intrusiva como Adblock, me siento perfectamente pertrechado. Y un inciso final: olvídense de llenar su navegador de marcadores. No resulta útil ni eficiente.
  • Con Twitter, del que soy usuario muy activo, resulta más difícil recopilar y organizar información valiosa, por la propia naturaleza de la plataforma. Más allá del consabido uso de los "Me gusta" y de las listas, hay algunas herramientas muy útiles, empezando por Tweetdeck, aplicación de escritorio de Twitter con una excelente interfaz de trabajo. También recurro a Snapbird para buscar tuits antiguos (míos o de otros usuarios) a los que he perdido la pista, y soy un fan declarado de Storify a la hora de recopilar, guardar y difundir hilos tuiteros que considero interesantes, ya sean en solitario o compartidos. Para terminar, no desdeñen el muy útil recurso al pantallazo como medio de conservar tuits destacados. 
4. Simplifica el correo electrónico
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Otra de las pesadillas cometiempo de cualquier analista es la gestión del correo electrónico, mucho más si la lista de contactos es amplia. En este punto, he de reconocer que en su día me costó lo suyo adaptarme a la filosofía de Gmail y olvidarme de repositorios temáticos o etiquetas. Hasta que finalmente comprendí que tenía el potentísimo buscador de Google al servicio del enorme tótum revolútum que es mi buzón, fui un esclavo del email. El único complemento adicional que ahora utilizo (de pago tras un período de prueba) es Sanebox, sencilla pero muy eficaz herramienta al servicio de la cordura en la gestión del correo electrónico. En este artículo pueden leer una breve descripción de su funcionamiento y virtudes, que suscribo plenamente. 

5. Recapitulando

No hace falta ser un experto en organización para gestionar de manera ordenada y sencilla nuestro flujo de información. Sensatez, simplicidad, persistencia y la correcta selección de unas pocas herramientas de apoyo, resultan más que suficientes para configurar un sistema propio y funcional con el que nos sintamos cómodos.  El objetivo es esforzarnos por automatizar buenos hábitos para poder dedicar nuestro tiempo y esfuerzo (ambos preciosos) al grano esencial de nuestra actividad, cambiando cantidad por calidad

Mucha suerte en el empeño y que les cunda.

Calidad, claridad y concisión

Nota: entrada del 24/11/2008 recuperada y adaptada de mi antiguo y desaparecido blog.

José Antonio Millán mantiene abierta desde hace mucho tiempo su página "Perdón Imposible: Guía para una puntuación más rica y consciente ", todo un referente en lo que a redacción textual se refiere. Se trata de una extensión Web de su libro del mismo título. Éste nace de una curiosa anécdota atribuida a Carlos V. Según parece, al emperador le presentaron una sentencia para su firma. En ella se decía: "Perdón imposible, que cumpla su condena". En un momento de magnanimidad, el rey Carlos cambió la coma de lugar y el texto quedó así: "Perdón, imposible que cumpla su condena". Un pequeño gran cambio para el pobre reo.

La anterior anécdota viene a cuento por la poca importancia que solemos dar a la expresión escrita en el día a día de nuestros negocios. Además, a la mayoría de directivos y mandos intermedios españoles nos entra la vena gongorina al redactar informes, memorandos o notas de trabajo. Nos creemos poseedores de una pluma exquisita y empezamos a construir textos floridos, con párrafos interminables, repletos de adjetivos, adverbios, conjunciones y oraciones subordinadas. Textos que uno empieza y no termina nunca de leer, pues son como la escalera de Escher: un puro circunloquio que acaba por devolverte al punto de partida.

La causa de nuestra verborrea se debe, creo yo, a carencias formativas. La enseñanza de una correcta expresión escrita no es asignatura obligada ni en Institutos ni en Universidades; depende mucho de lo que exija cada docente. Tampoco en los masters y cursos de especialización se cuida demasiado esta faceta, otorgándose mucha más importancia a las presentaciones visuales y a la oratoria del individuo.

Sin embargo, no somos del todo conscientes del impacto que sobre el negocio puede tener un informe mal redactado, unas especificaciones imprecisas, unas recomendaciones confusas o un plan de empresa difícil de comprender. Y no digamos ya con imperdonables faltas de ortografía, tan a la orden del día. He leído textos de personas presuntamente bien preparadas que llevaban al puro sonrojo.

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Pienso que nuestra hermosa lengua, tan rica en matices, puede tener parte de culpa. La estructura del idioma inglés, por el contrario, facilita la sencillez y concisión a la hora de redactar, cualidades que debemos copiar sin rubor en nuestros textos de empresa. Sujeto, verbo y predicado constituyen el esquema básico de partida, del cual no deberíamos alejarnos demasiado.

Veamos un pequeño ejemplo sacado de la realidad. He aquí el texto de marras: 

Nuestros objetivos principales deberían ser, por su capacidad de crecimiento y oportunidades de negocio, muy especialmente en nuestro sector, los mercados emergentes.

Sin complicarnos tanto la vida, podríamos haber escrito lo siguiente:

Nuestros objetivos principales deberían ser los mercados emergentes, por su capacidad de crecimiento y oportunidades de negocio, especialmente en nuestro sector.

¿No les parece que se lee mejor?

Además de la organización sintáctica, la correcta puntuación de nuestros textos resulta también una tarea complicada. En esto, la sobriedad debe igualmente ser ley. Es preferible un punto y seguido que cinco comas, siempre. No deberíamos usar el punto y coma si no conocemos bien su función, y un punto y aparte puede salvar a cualquier párrafo de un destino tedioso.

Para probar la dificultad de una correcta puntuación, José Antonio Millán propone el siguiente texto literario: 

En la pared colgadas se ven dos hermosas fotografías una la de una dama de bellos y pensativos ojos con unos rizos sedosos tenues sobre la frente otra la de una niña tan pensativa y bonita como la anterior dama pero en la casa no se oyen voces femeninas.

Anímense a probar sin buscar la solución. Una pista: hay ONCE signos de puntuación.

En definitiva, cualquier ejecutivo (o administrativo) debería esforzarse por conseguir las "tres ces" que constituyen el título del presente artículo: Calidad, Claridad y Concisión.

Unos consejos finales:

  • Use frases cortas y comprensibles, con un vocabulario preciso y adecuado al asunto que se trate.
  • Evite los párrafos demasiado extensos. Utilice un párrafo por cada idea principal que pretenda expresar.
  • El texto debe reflejar una línea lógica de razonamiento. Introducción, antecedentes, desarrollo y conclusión no deberían faltar en ningún documento de trabajo.
  • Ante la duda, elija siempre la sencillez.
  • Recurra al diccionario y a los libros de estilo cuantas veces sea necesario.
  • Deje reposar el documento un cierto tiempo. Haga una segunda lectura y elimine todo aquello que no aporte valor. Tache, siempre tache: propóngase hacerlo en cada ocasión. Adelgazar es bueno.
  • Si puede, utilice la técnica del "burro patrón": haga que una tercera persona no "contaminada" por el tema lea el texto. Sea humilde y permita que le corrijan.

En esta cuestión, como tantas otras, la práctica nos acerca a la inalcanzable perfección.